עמוד עסקי לרואה חשבון ויועץ מס

מה לקוח בודק לפני שהוא מתקשר לרואה חשבון

רוב הלקוחות אינם יכולים להשוות בין משרדים לפי ידע מקצועי. הם בודקים את מה שהם כן מבינים: האם המשרד עובד עם עסקים בגודל ובתחום שלהם, האם אפשר להיפגש קרוב לבית או בשיחת וידאו, ומי יענה כשיגיע מכתב שאינם מבינים.

עצמאי בשנה הראשונה צריך הסבר על פתיחת תיק ועל הדיווחים שבדרך; בעל חברה מחפש ליווי שוטף ודוחות כספיים; שכיר שרוצה להגיש דוח שנתי מחפש שירות ממוקד וקצר. עמוד שכתוב בו ״כל שירותי הנהלת החשבונות והמיסוי״ אינו עוזר לאף אחד מהם להבין אם הגיע למקום הנכון.

שירותים וקהל יעד בעמוד

חלקו את השירותים לפי מה שהלקוח מחפש ולא לפי מונחים פנימיים של המשרד: פתיחת תיק לעצמאים, ליווי עוסקים פטורים ומורשים, ליווי חברות, הגשת דוח שנתי לשכירים וייצוג מול רשויות המס אם אתם מוסמכים לכך. לכל שירות הוסיפו משפט אחד שמסביר מה הוא כולל.

אם יש תחומים שאתם מכירים לעומק, כמו עסקים קטנים בתחום המזון או נותני שירותים שעובדים מהבית, כתבו אותם; זה עוזר ללקוח לזהות את עצמו. באותה מידה כתבו מה אינכם עושים, למשל שאינכם מלווים חברות גדולות, כדי שפניות שאינן מתאימות לא יגיעו בכלל.

פגישה במשרד, בשיחת וידאו או בטלפון

כתבו איך מתקיימת פגישת ההיכרות: במשרד, בשיחת וידאו או בטלפון, וכמה זמן היא נמשכת בערך. אם הפגישה הראשונה בתשלום, אמרו זאת מראש. אם המשרד בבניין משרדים, ציינו קומה, חניה והאם צריך לתאם כניסה, וכפתור הניווט בעמוד יוביל לכתובת.

הודעת הפתיחה של WhatsApp יכולה לבקש שלושה פרטים בלבד: המעמד — עצמאי, חברה או שכיר — נושא הפנייה ומועד נוח לשיחה. טופס הפנייה בעמוד מתאים למי שמעדיף לא להתכתב, והפנייה נכנסת לתיבה בלוח הבקרה עם שם וטלפון.

מסמכים: מה מבקשים ואיפה לא שולחים אותם

רשימת מסמכים כללית בעמוד חוסכת פגישה שנייה. אפשר לכתוב, למשל, שלפגישת פתיחה מביאים תעודה מזהה ופרטים על הפעילות המתוכננת, ושלהגשת דוח שנתי של שכיר מביאים טופס 106 מכל מעסיק ואישורים שהתקבלו במהלך השנה. את הרשימה המדויקת משלימים בשיחה, לפי המצב של כל לקוח.

כתבו במפורש שאין לשלוח צילומי תעודות, דוחות או פרטי בנק בהודעת ההיכרות. אחרי שסיכמתם לעבוד יחד מסבירים ללקוח באיזה ערוץ המשרד מקבל מסמכים. כך אתם מגינים על הלקוח וגם על עצמכם, כי מסמך רגיש שנשלח לטלפון אישי קשה לנהל ולמחוק.

ניסוח בלי ייעוץ ובלי הבטחות

העמוד אינו המקום לייעוץ מס. משפט כמו ״נחסוך לכם אלפי שקלים במס״ נשמע מושך, אבל זו הבטחה שאי אפשר לדעת אם תתקיים, והיא אינה מסבירה מה תעשו בפועל. עדיף לתאר תהליך: ״בפגישה הראשונה עוברים על הפעילות שלכם ומסבירים אילו דיווחים נדרשים ואיך נראה הליווי אצלנו״.

גם בשאלות הנפוצות שומרים על הקו הזה. אפשר להסביר מה ההבדל בין ליווי חודשי להכנת דוח שנתי במשרד שלכם, או מה קורה כשלקוח עובר אליכם ממשרד אחר, אבל לא לענות על שאלה שהתשובה עליה תלויה בנתונים האישיים של השואל.

שעות קבלה ועונות עמוסות

משרד רואי חשבון עובד לפי לוח שנה משלו. לפני מועדי הגשה, בסוף שנת המס ולפני חגים העומס עולה וזמני התגובה מתארכים. כתבו בשעות הפעילות את שעות קבלת הקהל, ובתיאור את שעות המענה הטלפוני אם הן שונות, ולקראת חג שבו המשרד סגור סמנו בזמן סגירה לתאריכים האלה עם הערה קצרה.

אם אינכם מקבלים לקוחות חדשים בתקופה מסוימת, או שפגישות היכרות נקבעות רק אחרי תאריך מסוים, כתבו זאת בתיאור. לקוח שיודע שיקבל תשובה בעוד שבוע מחכה; לקוח שאינו מקבל תשובה בכלל פונה למשרד אחר.

בדיקה אחרי פרסום

בדקו בנייד שהטלפון והאימייל נכונים, שהכתובת פותחת ניווט לבניין הנכון ושהודעת ה־WhatsApp אינה מבקשת מסמכים. ודאו שהשירותים שמופיעים הם אלה שהמשרד נותן היום, ושאין בתיאור משפט שנשמע כמו תשובה מקצועית למקרה כללי.

את כתובת העמוד אפשר להוסיף לחתימת האימייל של המשרד ולקוד QR בכרטיס הביקור, כך שלקוח ששמר כרטיס ישן מגיע תמיד לפרטים העדכניים. את החתימה ואת הקוד אפשר ליצור בכלים של SWIK, וכפתור שמירת איש הקשר מכניס את פרטי המשרד לטלפון של הלקוח.

״ומה אם לא אצליח להשיג אותו כשאצטרך?״

החשש של לקוח חדש אינו רק מקצועי. הוא רוצה לדעת שיוכל להשיג את המשרד כשיגיע מכתב שאינו מבין או כשמתקרב מועד הגשה. העמוד יכול לענות על כך מראש: לכתוב מי מלווה את התיק, איך פונים בשאלה שוטפת, תוך כמה זמן בערך חוזרים ומה עושים כשמשהו דחוף. אל תכתבו ״זמינות מלאה״ אם אינכם עונים בערב; כתבו את השעות האמיתיות ואת הערוץ שבו כן עונים. לקוח שיודע למה לצפות סומך יותר ממי שקיבל הבטחה כללית.