שלושה כלים אוטומטיים בוואטסאפ ביזנס
הודעת פתיחה (Greeting message) נשלחת אוטומטית ללקוח שכותב לכם בפעם הראשונה, ולפי מרכז העזרה של WhatsApp גם ללקוח שחוזר לכתוב אחרי 14 יום בלי התכתבות. היא מתאימה להצגה קצרה של העסק ולהסבר מה קורה עכשיו. הודעת היעדרות (Away message) נשלחת כשאתם לא זמינים, למשל מחוץ לשעות הפעילות או בחופשה.
הכלי השלישי הוא תשובות מהירות (Quick replies): טקסטים שמורים שאתם שולפים ידנית בזמן התכתבות, בהקלדת לוכסן וקיצור. הם לא נשלחים לבד, אבל חוסכים כתיבה מחדש של אותן תשובות עשרות פעמים ביום. שלושת הכלים זמינים באפליקציית וואטסאפ ביזנס החינמית, ולא בוואטסאפ הרגיל. ההבדלים בין שתי האפליקציות מוסברים בוואטסאפ ביזנס.
איך מגדירים הודעת פתיחה והודעת היעדרות
באפליקציה, נכנסים לכלים לעסק (Business tools): באנדרואיד דרך תפריט שלוש הנקודות, ובאייפון דרך ההגדרות. שם בוחרים הודעת פתיחה או הודעת היעדרות, מפעילים את האפשרות, עורכים את הטקסט ובוחרים למי היא תישלח: לכולם, לכל מי שאינו באנשי הקשר, לכולם חוץ מאנשים מסוימים, או רק לאנשים מסוימים.
בהודעת היעדרות מגדירים גם מתי היא פעילה: תמיד, מחוץ לשעות הפעילות שהוגדרו בפרופיל העסקי, או בלוח זמנים מותאם, למשל לתאריכי חופשה. אם בחרתם מחוץ לשעות הפעילות, ודאו שהשעות בפרופיל נכונות, אחרת ההודעה תישלח בזמן הלא נכון. אחרי השמירה, בקשו ממישהו שאינו איש קשר לשלוח הודעת ניסיון ובדקו מה הוא מקבל.
נוסחים מוכנים להודעת פתיחה
למספרה או לקוסמטיקאית: "היי, תודה שפנית לסטודיו של מיכל! כדי לתאם תור, כתבי איזה טיפול ואילו ימים נוחים לך, ואחזור אלייך עם שעות פנויות. מחירון ותמונות של עבודות יש כאן: [קישור לעמוד]". ההודעה מבקשת מראש את המידע שתצטרכו, וחוסכת סבב של שאלות. איך נראה העמוד שאליו הקישור מוביל אפשר לראות בעמוד עסקי לקוסמטיקאית.
לבעל מקצוע: "שלום, הגעת לאבי שיפוצים. כדי שאוכל לתת הערכה, שלח בבקשה תמונה של מה שצריך לתקן, את הכתובת או האזור, ומתי נוח לך. אני עונה בדרך כלל עד סוף היום." לחנות: "ברוכים הבאים! שעות הפתיחה, הכתובת וכפתור ניווט נמצאים כאן: [קישור לעמוד]. לשאלות על מוצר, כתבו את שמו ונחזור אליכם."
נוסחים מוכנים להודעת היעדרות
מחוץ לשעות הפעילות: "תודה על ההודעה! כרגע אנחנו סגורים. נחזור אליך מחר מהשעה 9:00. שעות הפעילות המלאות נמצאות כאן: [קישור לעמוד]." לסוף שבוע או לשבת: "שבת שלום! ההודעה התקבלה ונענה במוצאי שבת או ביום ראשון בבוקר." אל תכתבו זמן תגובה שאתם לא עומדים בו, כי הבטחה שלא מתקיימת פוגעת יותר משתיקה.
לחופשה או לחג: "אנחנו בחופשה עד יום רביעי ה-12. הודעות שיגיעו בינתיים ייענו לפי הסדר כשנחזור. במקרה דחוף אפשר להתקשר ל-[מספר]." הגדירו לוח זמנים מותאם לתאריכים של החופשה, וזכרו לעדכן גם את השעות המיוחדות בפרופיל בגוגל ובעמוד העסקי, כדי שלקוחות לא יגיעו לדלת סגורה.
תשובות מהירות ששוות שמירה
עברו על השיחות מהשבוע האחרון ורשמו את חמש השאלות שחזרו הכי הרבה. בדרך כלל אלה מחיר, כתובת, שעות, זמינות ומה צריך לשלוח כדי לקבל הצעה. לכל אחת צרו תשובה מהירה עם קיצור קל לזכירה, כמו /כתובת או /מחיר. לפי מרכז העזרה של WhatsApp, אפשר לשמור עשרות תשובות כאלה.
תשובה מהירה טובה לכתובת כוללת גם קישור לניווט, ותשובה למחירון יכולה להפנות לקובץ או לעמוד שבו הוא מופיע. עוד תשובה שכדאי לשמור היא בקשה לביקורת בסוף העבודה, עם קישור ישיר לפרופיל בגוגל. כך הבקשה נשלחת באותו נוסח מנומס לכל לקוח, בלי לחשוב עליה כל פעם מחדש.
לחבר את ההודעה האוטומטית לקישור עם טקסט מוכן
קישור לוואטסאפ עם הודעה מוכנה משלים את ההודעה האוטומטית. כשלקוח לוחץ על קישור מהעמוד העסקי, מהביו או מקוד QR, השיחה נפתחת עם טקסט כמו "היי, הגעתי מהעמוד ואשמח לפרטים על...". כך אתם יודעים מאיפה הוא הגיע, ואם זו פנייה ראשונה שלו אליכם או שעברו 14 יום בלי התכתבות, הוא גם יקבל את הודעת הפתיחה שלכם. קישור כזה יוצרים בכלי יצירת קישור לוואטסאפ, ואיך משתפים את העמוד עצמו בצ'אטים ובסטטוס מוסבר בשליחת הכרטיס בוואטסאפ.
בעמוד העסקי ב-SWIK כפתור ה-WhatsApp פותח שיחה עם המספר שהזנתם, והשיחה עצמה מתנהלת באפליקציה שלכם כרגיל. אם אתם לא רוצים לחשוף את המספר הפרטי, יש מדריך נפרד שמסביר איך להפעיל וואטסאפ עסקי על מספר נפרד.
מה הודעה אוטומטית לא עושה
הודעת פתיחה והודעת היעדרות הן טקסט קבוע. הן לא מבינות מה הלקוח כתב, לא עונות על שאלות, לא קובעות תורים ולא מקבלות תשלום. מי שצריך בוט שמנהל שיחה או מערכת תורים אוטומטית צריך כלים אחרים, בדרך כלל דרך פלטפורמת WhatsApp Business לעסקים גדולים יותר וספקים חיצוניים.
חשוב גם לדעת ש-SWIK לא מחובר לוואטסאפ שלכם, לא שולח הודעות בשמכם ולא רואה את השיחות. ההגדרות שבמדריך נעשות באפליקציה בטלפון שלכם בלבד. והעיקר: הודעה אוטומטית קונה לכם זמן, אבל הלקוח עדיין מחכה לתשובה אמיתית. חזרו אליו בזמן שהבטחתם.
טעויות נפוצות בהודעות אוטומטיות
הטעות הנפוצה ביותר היא הודעה ארוכה מדי. לקוח שכתב שאלה קצרה ומקבל חזרה שש שורות עם רשימת שירותים, תקנון ואימוג'ים לא יקרא אותה עד הסוף. הודעה טובה עונה על שלוש שאלות: קיבלנו, מתי נחזור, ומה אפשר לעשות בינתיים. כל השאר יכול לחכות לתשובה האמיתית או לעמוד שאליו אתם מקשרים.
טעות שנייה היא הודעת היעדרות שנשארה פעילה אחרי שחזרתם מחופשה, או שעות פעילות בפרופיל שלא עודכנו אחרי שינוי. לקוח שמקבל "אנחנו בחופשה" באמצע שבוע רגיל עלול לחשוב שהעסק סגור. בכל פעם שאתם משנים שעות או חוזרים לעבודה, שלחו הודעת ניסיון ממספר אחר ובדקו מה הלקוח רואה.
כך ניגשים לעמוד
1
מתקינים ומגדירים פרופיל
עובדים עם אפליקציית וואטסאפ ביזנס וממלאים שעות פעילות נכונות בפרופיל העסקי.
2
כותבים שתי הודעות
מנסחים הודעת פתיחה והודעת היעדרות, בוחרים נמענים ולוח זמנים ושומרים.
3
בודקים ומוסיפים תשובות
שולחים הודעת ניסיון ממספר אחר ושומרים תשובות מהירות לחמש השאלות הנפוצות.